근로기준법 제61조에는 연차유급휴가청구권이 소멸되기 6개월 전을 기준으로 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 촉구하고, 근로자가 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 통보하도록 규정하고 있으며, 이러한 사용자의 연차 유급휴가의 사용촉진 조치에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 않는 경우 사용하지 않은 휴가에 대하여 보상할 의무가 없습니다.

연차 유급휴가 사용 촉진 조치는 연차 유급휴가 사용기간 만료일 6개월 전을 기준으로 10일 이내(12.31. 기준, 7.1.~7.10.)에 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고 근로자가 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구합니다.

근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내(7.11.~7.20.)에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 연차 유급휴가 청구권이 소멸하기 전인 2개월 전까지(7.21.~10.31.) 사용자가 미사용 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보하여야 합니다.

연차 유급휴가 사용 촉진 조치에서 사용자로 하여금 서면으로 촉구 또는 통보하도록 규정한 것은 연차 유급휴가 사용 촉진 조치가 명확하게 이행되도록 해 근로자의 권리보호를 보다 충실하게 하고 불명확한 조치로 인한 당사자간 분쟁을 방지하려는 취지로 볼 수 있는 것입니다.

‘서면’이란 종이로 된 문서를 의미하고, 기안, 결재, 시행 등을 진행하고 있는 전자결재시스템을 완비한 상태에서 근로자에게 도달여부가 명확히 확인된다면 전자결재 시스템을 통한 촉구 또는 통지도 예외적으로 가능하다고 볼 수 있습니다.

사내전산망의 이메일을 통해 통보하는 것은 개별 근로자가 메일을 미확인 하는 등의 이유로 근로자 개인별로 촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우에는 인정되기 어렵다고 할 것입니다.