2021년 11월 19일부터 사용자는 임금을 지급하는 때에 근로자에게 임금명세서를 교부하여야 합니다.

임금을 지급하는 때란 재직자의 경우 정기 지급일을 말하여, 1개월 미만 근로계약을 체결한 경우에는 근로계약서에서 정한 임금지급일이며, 정기지급일 이전에 퇴직한 근로자는 사유발생일로부터 14일 이내에 교부하여야 합니다.

임금명세서에는 임금의 구성항목·계산방법, 공제내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 기재해야 하며, 임금명세서는 서면 또는 전자문서법에 따른 전자문서로 교부하여야 합니다.

임금명세서의 기재사항은 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보, 임금지급일, 임금 총액, 임금의 구성항목별 금액, 임금의 구성항목별 금액이 어떻게 산출되었는지 산출식 또는 산출방법, 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역입니다.

근로기준법에서 임금명세서의 형식을 별도로 규정하고 있지 않으므로 근로기준법령상 기재사항을 적은 문서라면 임금명세서에 해당합니다. 서면으로 작성된 것 외에도 전자문서법에 따라 전자적 형태로 되어 있는 임금명세서도 문서로서의 효력이 있습니다.

기재사항이 모두 포함되어 있다면 사업장에서 자율적으로 임금명세서 서식을 만들어서 사용하는 것도 가능합니다. 컴퓨터 등을 활용하여 임금명세서를 작성할 수도 있고, 수기로 임금명세서를 작성하는 것도 가능합니다.

임금명세서를 작성한 후 이메일, 문자메세지, 카카오톡 등 메신저로 임금명세서를 발송한 경우 발송된 때에 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.

임금명세서 교부 의무를 위반한 사용자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과하며, 사용자는 개별 근로자에게 임금명세서 교부 의무가 있으므로 위반 대상 근로자 1인을 기준으로 과태료가 부과됩니다.